Ofis taşımada asıl maliyet nakliye ücreti değildir — kapalı kaldığınız süredir. Bir günlük iş kaybı, çoğu işletmede taşıma bedelinden yüksektir. Bu yüzden ofis nakliyatını bir lojistik işi değil, bir planlama işi olarak ele alıyoruz.
Planlama: 3 Hafta Öncesinden
Yeni ofisin kat planını çıkarın
Hangi masa nereye, hangi dolap hangi duvara? Bu plan önceden hazırsa eşyalar doğrudan yerine konur. Plan yoksa her şey ortaya yığılır ve ikinci kez taşınır — en çok zaman kaybettiren şey budur.
İnternet ve telefon hattını önceden taşıtın
En kritik madde bu. Altyapı başvuruları kurumdan kuruma günler alabiliyor. Yeni ofiste hat hazır değilse eşya taşınmış olsa bile çalışamazsınız. Başvuruyu taşınma tarihinden en az iki hafta önce yapın.
Taşınma tarihini iş takviminize göre seçin
Cuma akşamı başlayıp pazar biten bir taşınma, pazartesi sabahı çalışır ofis demektir. Ay sonu kapanışı, bordro dönemi ya da yoğun sezonunuza denk getirmeyin.
Hazırlık: 1 Hafta Öncesinden
Arşivi numaralandırın
Dosya ve klasörler sıralı kolilere yerleştirilir, her koli numaralanır ve içeriği listelenir. Yeni adreste aynı sırayla dizilir. Numarasız taşınan arşivin yeniden düzenlenmesi günler alır.
Personel için koli sistemi kurun
Her çalışana kendi masası için numaralı koli verin. Kişisel eşyayı herkes kendi toplasın, kolinin üstüne isim ve yeni oturma yeri yazılsın. Bu tek uygulama, yerleşim süresini ciddi ölçüde kısaltır.
Elden çıkarılacakları ayırın
Ofis taşımaları eskimiş ekipmanı elden çıkarmak için iyi bir fırsattır. Çalışmayan yazıcı, eski monitör, ömrünü doldurmuş koltuk — bunları taşımanın anlamı yok.
Kritik verinin yedeğini alın
Sunucu ve bilgisayarlar taşınmadan önce yedek alın. Biz elektronik cihazları özel ambalajla taşıyoruz ama veri yedeği her koşulda alınması gereken bir önlem.
Taşıma Günü: Bizim Yaptıklarımız
- Elektronik ekipman: Bilgisayar, monitör ve sunucular köpük ve balonlu ambalajla ayrı ayrı sarılır. Kablolar cihaza göre etiketlenip poşetlenir.
- Ofis mobilyası: Masa, bölme paneli ve dolapların sökümü ve yeni adreste montajı.
- Arşiv taşıma: Numaralı koli sistemiyle, sıra korunarak.
- Ağır ekipman: Kasa, büyük fotokopi makinesi ve benzeri parçalar için ek personel ve uygun ekipman.
- Mesai dışı çalışma: Akşam ve hafta sonu taşıma, ek ücret olmadan planlanabiliyor.
Sık Yapılan Dört Hata
- İnternet başvurusunu geç yapmak. Ofis taşımalarında yaşanan gecikmelerin en yaygın sebebi.
- Kat planı olmadan taşınmak. Eşya iki kez taşınır, bir gün kaybedilir.
- Arşivi karışık taşımak. Yeniden düzenlemek taşımadan uzun sürer.
- Personeli sürece dahil etmemek. Herkes kendi masasını toplarsa iş katlanarak hızlanır.
Muayenehane ve Küçük Ofisler
Doktor muayenehanesi, avukatlık bürosu, muhasebe ofisi gibi küçük ölçekli taşımalarda süreç daha kısa ama hassasiyet daha yüksek: hasta ve müvekkil dosyaları gizlilik taşır. Bu tür taşımalarda arşiv kolilerini mühürlü taşıyor ve doğrudan sorumlu kişiye teslim ediyoruz.
Zaman Çizelgesi Özeti
| Ne zaman | Ne yapılmalı |
|---|---|
| 3 hafta önce | Kat planı, internet/telefon başvurusu, tarih seçimi, keşif |
| 1 hafta önce | Arşiv numaralandırma, personel kolileri, eleme, veri yedeği |
| Taşıma günü | Söküm, paketleme, taşıma, montaj, yerleşim |
| Ertesi iş günü | Sistem kontrolü, eksik tespiti, adres güncellemeleri |
Ofisiniz için ücretsiz keşif randevusu alın; kat planınızı da inceleyerek gerçekçi bir zaman çizelgesi çıkaralım.
Yorumlar (0)
Henüz yorum yok. İlk yorumu siz yapın!
Yorum Yaz